Datenschutzerklärung

Vielen Dank für Ihren Besuch auf unserer Website sowie für Ihr Interesse an unseren Diensten.

Wir, die Volto GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, Deutschland („Volto.AI" oder „wir" / „uns"), bieten eine Software an, mit der u.a. sprachbasierte Kurz-Surveys erstellt und durchgeführt werden können, um Konsumentenmeinungen effizient und präzise zu erfassen (unsere „Dienste").

Beim Besuch unserer Website, bei Nutzung unseres Online-Angebots und unserer Dienste sowie bei Abschluss oder Interesse an einer Vertragsbeziehung mit uns können Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Der Schutz Ihrer Daten ist uns ein wichtiges Anliegen und wir möchten Sie mit dieser Datenschutzerklärung gem. Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten (im Folgenden auch „Daten") umgehen.

Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir in diesem Text bei Personenbezeichnungen ausschließlich die männliche Form. Sämtliche Formulierungen gelten jedoch selbstverständlich gleichermaßen für alle Geschlechter.

Zuletzt aktualisiert: 26.09.2025

Begriffsbestimmungen

Unsere Datenschutzerklärung soll für unsere Website-Besucher und -Nutzer sowie unsere Kunden, Geschäftspartner und Interessenten leicht lesbar und verständlich sein. Um dies zu gewährleisten, möchten wir die wichtigsten Begrifflichkeiten erläutern. Wir verwenden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem die folgenden Begriffe:

• „personenbezogene Daten" alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „Betroffene (Person)"), z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten beziehen;

• „Verarbeitung" jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;

• „Verantwortlicher" die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet;

• „Auftragsverarbeiter" eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet;

• „Profiling" jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Verantwortlicher

Soweit in dieser Datenschutzerklärung nicht anders bestimmt, ist Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO die

Volto GmbH, Kolonnenstraße 8, 10827 Berlin, Deutschland

E-Mail: support@volto.ai

Für spezifische Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß DSGVO, können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktstellen wenden.

Logfiles

Bei der informatorischen Nutzung der Website, also der bloßen Betrachtung ohne etwa einer Registrierung und ohne dass Sie uns anderweitig Informationen mitteilen, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt.

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit der Anfrage

• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

• Inhalt der Anforderung (besuchte Seite)

• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

• jeweils übertragene Datenmenge

• vorher besuchte Seite

• Browsertyp

• Verwendetes Betriebssystem

• Sprache und Version der Browsersoftware

• Hostname des zugreifenden Rechners

Diese Daten sind für uns technisch erforderlich, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, und müssen daher von uns verarbeitet werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Datensicherheit

Die Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Anfragen, die Sie an uns senden, eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Cookies

Auf einigen Bereichen unserer Website verwenden wir Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch einer Website vom Browser auf Ihrem Endgerät (z.B. Computer, Tablet oder Mobiltelefon) gespeichert und von uns oder einem Drittanbieter ausgelesen werden können. Sie dienen dazu, Ihr Endgerät für einen bestimmten Zeitraum zu identifizieren.

Einige der von uns verwendeten Cookies sind so genannte "Session-Cookies", die nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Einige Cookies sind für die Nutzung unserer Website erforderlich. Diese Cookies werden nicht für Analyse-, Tracking- oder Werbezwecke verwendet. Sie enthalten teilweise nur Informationen über spezifische Einstellungen und sind nicht personenbezogen. Diese Cookies sind unerlässlich für die Benutzerführung, Sicherheit und den Betrieb der Website. Wir setzen diese Cookies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ein, um grundlegende Funktionen der Website zu gewährleisten.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über die Platzierung von Cookies informiert werden, wodurch der Einsatz von Cookies transparent für Sie wird. Sie können Cookies auch jederzeit über die entsprechende Browsereinstellung löschen und das Setzen neuer Cookies verhindern. Beachten Sie jedoch, dass dies dazu führen kann, dass unsere Website möglicherweise nicht mehr angezeigt wird und einige Funktionen technisch nicht mehr zur Verfügung stehen.

Vertragspartner

Soweit wir mit Ihnen in einer vertraglichen, vertragsähnlichen oder vorvertraglichen Geschäftsbeziehung stehen, wenn Sie also bereits unser Kunde sind oder an einem solchen Rechtsverhältnis interessiert sind („Vertragspartner"), verarbeiten wir soweit erforderlich die folgenden Daten:

• Stammdaten (z. B. Vor- und Nachname, Anschrift, Unternehmen, Standort)

• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

• Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungsverhalten, Zahlungshistorie)

• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Vertragslaufzeit, Kundennummer)

• Daten zur Nutzung unserer Dienste (z. B. Nutzungsverhalten, Präferenzen, Interessen)

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO und zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Wir nutzen für die Verwaltung unserer Kundenbeziehungen und für die Bereitstellung unserer Dienste das CRM-System von Pipedrive. Anbieter ist die Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland. Die Daten werden innerhalb der EU gespeichert.

Detaillierte Informationen finden Sie im Trust Center von Pipedrive unter: https://www.pipedrive.com/de/trust-center.

Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie – im Übrigen – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Nutzung unserer Dienste

Wenn Sie unsere Dienste und deren Kurz-Surveys nutzen, verarbeiten wir Audio- und Sprachaufzeichnungen (Ihre Stimme) sowie die im Kurz-Survey optional abgefragten Demographiedaten (z.B. demografische Informationen wie Alter, Wohnort, Einkommensspanne, Beruf, Geschlecht).

Vor der Auswertung anonymisieren wir Ihre Stimme und Ihre Eingaben, indem wir nach Möglichkeit direkte Identifikatoren entfernen und Stimmprofile nicht für eine Identifizierung nutzen. Ergebnisse werden in aggregierter Form gespeichert und bereitgestellt, sodass grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Person möglich sind.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In der Regel speichern und verarbeiten wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. In diesem Fall ist der Kunde Verantwortlicher und trägt die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der Erhebung und Verarbeitung. Unsere Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Anweisungen des jeweiligen Kunden.

Wenn Sie Fragen zu personenbezogenen Daten haben, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, wenden Sie sich bitte direkt an diesen Kunden und beachten Sie dessen Datenschutzinformationen.

Sofern wir Daten in eigener Verantwortung verarbeiten, sind wir Verantwortlicher. In diesen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Kontaktaufnahme

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns (z.B. Online-Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder über Social Media) sowie im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung mit uns werden Ihre Daten verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage und etwaiger angeforderter Maßnahmen erforderlich ist.

Unabhängig von der gewählten Kommunikationsart erheben wir den Inhalt Ihrer Anfrage (z.B. Eingaben in Online-Kontaktformularen, u.a. Name, E-Mail-Adresse).

Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken: individuelle Kommunikation mit Ihnen, Verwaltung und Beantwortung von Anfragen, Bereitstellung unseres Online-Angebots und Benutzerfreundlichkeit.

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur angemessenen Beantwortung von Kontaktanfragen. Falls Sie sich über eine anbahnende oder bestehende Vertragsbeziehung informieren, erfolgt die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6. Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Newsletter

Sie haben die Möglichkeit, sich für unseren Newsletter anzumelden. Mit unserem Newsletter informieren wir Sie über uns und unsere Angebote. Um sich für den Newsletter anzumelden, ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Wenn Sie sich für den Newsletter anmelden, wird Ihre E-Mail-Adresse an uns (bzw. unseren E-Mail-Provider) übermittelt und dort gespeichert. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Anmeldung ("Double-Opt-In").

Der Versand unseres Newsletters erfolgt auf der Grundlage Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit möglich und kann entweder durch eine Nachricht an die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeiten oder über einen dafür vorgesehenen Link im Newsletter erfolgen. Nach Abmeldung löschen wir Ihre E-Mail-Adresse aus der Empfängerliste, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinausgehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Datenschutzerklärung informieren.

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen auf Grundlage von § 7 Abs. 3 Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) regelmäßig Angebote zu ähnlichen Produkten oder Dienstleistungen, wie den bereits gekauften bzw. bestellten, aus unserem Sortiment per E-Mail zuzusenden. Dies dient der Wahrung unseres im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interesses an der Durchführung von Direktmarketing, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie können dieser Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit durch eine Nachricht an die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeiten oder über einen dafür vorgesehenen Link in der Werbemail widersprechen (siehe auch unten zum Widerspruchsrecht), ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

OpenAI

Für die automatisierte Auswertung von Kurz-Surveys, stellen wir eine Schnittstelle zum KI-Dienst von OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA bereit. Diesen Dienstleister nutzen wir, um Ihre Survey-Inhalte in aggregierter Form zu analysieren. Da OpenAI ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, kann eine Übermittlung von Daten in ein Drittland ohne angemessenes Datenschutzniveau nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir achten daher besonders darauf, dass keine sensiblen oder identifizierenden Informationen übermittelt werden. Sofern im Einzelfall personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Basis von Standardvertragsklauseln, die wir mit OpenAI abgeschlossen haben.

Wir nutzen – sofern möglich – die datenschutzfreundlichste Konfiguration und achten auf den sorgfältigen und bewussten Umgang mit der Technologie.

Details zum Datenschutz bei OpenAI finden Sie hier: https://openai.com/de-DE/policies/row-privacy-policy/

Deepgram

Wir nutzen den KI-Dienst „Deepgram" der Deepgram, Inc., 548 Market St, Suite 25104, San Francisco, CA 94104-5401 zur Transkription von Sprachaufzeichnungen und Anonymisierung. Da Deepgram ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, kann eine Übermittlung von Daten in ein Drittland ohne angemessenes Datenschutzniveau nicht vollständig ausgeschlossen werden. Wir achten daher besonders darauf, dass keine sensiblen oder identifizierenden Informationen übermittelt werden. Sofern im Einzelfall personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Basis von Standardvertragsklauseln, die wir mit Deepgram abgeschlossen haben.

Details zum Datenschutz bei Deepgram finden Sie unter: https://deepgram.com/privacy

Google Cloud

Zur Bereitstellung unserer Dienste nutzen wir die Cloud-Dienste von Google Cloud, in denen die Daten gespeichert und verarbeitet werden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Daten werden innerhalb der EU (Frankfurt) gespeichert.

Weitere Informationen finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?tid=131596225.

Onlinepräsenzen auf Social Media

Wir haben verschiedene Auftritte in sog. Social-Media-Plattformen. Die Auftritte betreiben wir bei folgenden Anbietern:

• LinkedIn, LinkedIn Ireland Unlimited Company Wilton Place, Dublin 2, Irland; Website: https://de.linkedin.com/; Datenschutzerklärung: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Wenn Sie unsere Auftritte in den sozialen Netzwerken besuchen, werden Ihre personenbezogenen Daten von den jeweiligen Anbietern verarbeitet. Neben uns sind auch die Anbieter der sozialen Netzwerke für die Datenverarbeitung verantwortlich.

Wir haben mit den Anbietern der sozialen Netzwerke Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung getroffen. In diesen Vereinbarungen haben wir festgelegt, welche Datenverarbeitungsoperationen wir oder die jeweiligen Anbieter durchführen. Sie können die Vereinbarungen über die gemeinsame Verantwortlichkeit bei den jeweiligen Anbietern der sozialen Netzwerke einsehen.

Rechtsgrundlage für die Nutzung der jeweiligen sozialen Netzwerke ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Analyseprozesse der sozialen Netzwerke können auf anderen Rechtsgrundlagen basieren, die von den jeweiligen Anbietern der sozialen Netzwerke angegeben werden müssen.

Bei Auskunftsanfragen und der Geltendmachung von Betroffenenrechten weisen wir außerdem darauf hin, dass diese am effektivsten bei den Anbietern geltend gemacht werden können. Nur die Anbieter haben Zugriff auf die Daten der Nutzer und können entsprechende Maßnahmen ergreifen und direkt Auskunft geben. Wenn Sie dennoch Hilfe benötigen, können Sie uns kontaktieren.

Die Anbieter der Social-Media-Plattformen erläutern in ihren Datenschutzerklärungen, welche Informationen sie erhalten und wie diese verwendet werden. Diese Erklärungen (siehe obige Links) enthalten zudem Informationen zu Kontaktmöglichkeiten und den Einstelloptionen für Werbeanzeigen.

Speicherung und Löschung der Daten

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen gelöscht, sobald Ihre Einwilligung zu einer Datenverarbeitung widerrufen wird oder wenn der Zweck für die Verarbeitung dieser Daten entfällt oder die Daten für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange speichern, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist und die Speicherdauer auf das erforderliche Minimum beschränken. Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten nur, wenn wir dazu gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berechtigt oder verpflichtet sind.

Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,

• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,

• Löschung nach Art. 17 DSGVO,

• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,

• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,

• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,

• Widerruf der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO,

• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Darüber hinaus können Sie jederzeit eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten uns gegenüber widerrufen. Der Widerruf kann über die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeiten erfolgen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf dieser Bestimmung beruhendes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO.

Im Falle des Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann über die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kontaktmöglichkeiten erfolgen.

Datenverarbeitung beim Zugriff auf verlinkte Inhalte

Diese Website kann externe Links oder Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter enthalten. Diese sind von unseren eigenen Inhalten zu unterscheiden. Diese externen Inhalte stammen nicht von uns, und wir haben keinen Einfluss auf den Inhalt von Drittanbieter-Seiten. Wenn Sie über Links auf der Website zu anderen Seiten weitergeleitet werden, informieren Sie sich bitte dort über den jeweiligen Umgang mit Ihren Daten.

Automatische Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Dienste sowie unser Online-Angebot oder aufgrund geänderter gesetzlicher und behördlicher Vorgaben kann es erforderlich werden, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen.

Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie sich jederzeit an uns wenden.